Versión : Business Enterprise Advanced
Plataforma : Web Android IOS
Función : Usuario Responsable Contable Administrador
Puede configurar la política de gastos de su empresa en N2F y establecer reglas de reembolso:
- Límites máximos obligatorios
- Alertas simples
- Importes fijos
- Reembolso proporcional
- Número máximo de incidencias en un período
Estas reglas pueden variar según criterios como la zona geográfica, entre otros.
Para gestionar las reglas de su política de viaje, debe acceder a la configuración de las categorías de gastos.
1/ Definir un importe fijo
En el punto 6: indique el importe fijo asociado al gasto (ejemplo: importe fijo de dieta de comida de 19,00 €).
En el punto 7: es posible autorizar la introducción de una cantidad del importe fijo en el gasto (ejemplo: 5 dietas de comida de 19,00 € en el mes: un reembolso de 95 €).
2/ Definir un límite máximo
En el punto 1: indique el importe del límite máximo.
En el punto 2: indique el período asociado a este límite (por gasto, por comensal, por día, etc.).
En el punto 3: hay disponibles dos tipos de límites:
Límite bloqueante: el declarante no será reembolsado por encima del importe de este límite (el responsable / contable puede excepcionalmente levantar este límite en las etapas de aprobación / verificación).
Alerta simple: se trata de un mensaje que advierte que la política de gastos no se respeta, pero el declarante será reembolsado íntegramente.
3/ Definir un reembolso proporcional
Esta configuración se utiliza en el caso de que, para una categoría de gastos específica, su empresa solo reembolse un cierto porcentaje del importe del gasto (por ejemplo, para las facturas de teléfono, internet, etc).
En este caso, es necesario indicar correctamente el importe con IVA incluido de la factura, y el software calculará automáticamente el importe reembolsable al empleado.
4/ Definir un número máximo de incidencias
Esta funcionalidad permite definir un número máximo de gastos de la categoría en cuestión durante un período determinado.
Existen dos configuraciones posibles:
Bloqueo: el usuario podrá registrar su gasto, pero no podrá enviarlo para aprobación si supera el límite configurado.
Alerta simple: el usuario podrá registrar su gasto y enviarlo para aprobación, pero recibirá un aviso si supera el número de gastos establecido.
También es posible combinar la configuración de un número máximo de incidencias con un importe fijo / un límite máximo / una cobertura condicional.
