Version : Business Enterprise Advanced
Plateforme : Web Android IOS
Rôle : Utilisateur Manager Comptable Administrateur
Vous pouvez paramétrer la politique de frais de votre société dans N2F et mettre en place des règles de remboursement :
- Plafonds bloquant
- Alertes simples
- Montants forfaitaires
- Prise en charge proportionnelle
- Nombre maximum d'occurrences sur une période
Ces règles peuvent varier en fonction de critères comme la zone géographique...etc
Pour gérer les règles de votre politique voyage, vous devez vous rendre dans le paramétrage des catégories de dépenses.
1/ Définir un forfait
En point 6 : renseigner le montant du forfait rattaché à la dépense (exemple : forfait indemnité repas de 19.00€)
En point 7 : il est possible d'autoriser la saisie d'une quantité de forfait dans la dépense (exemple : 5 indemnités repas de 19.00€ dans le mois : un remboursement de 95€).
2/ Définir un plafond
En point 1 : renseigner le montant du plafond
En point 2 : renseigner la période rattachée à ce plafond (par dépense, par convive, par jour, etc ...)
En point 3 : deux notions de plafonds sont disponibles :
- le plafond bloquant : le déclarant ne sera pas remboursé au-delà du montant de ce plafond (le manager / comptable peuvent relever exceptionnellement ce plafond en étapes d'approbation / vérification)
- l'alerte simple : il s'agit d'un simple message avertissant que la politique de frais n'est pas respectée mais le déclarant sera remboursé intégralement.
3/ Définir une prise en charge proportionnelle
Ce paramétrage est utilisé dans le cas où, pour une catégorie de dépenses spécifique, votre société ne rembourse qu'un certain pourcentage du montant de la dépense (par exemple pour les factures de téléphone, qui peuvent être remboursées à hauteur de 80%).
Dans ce cas-là, il faut bien indiquer le montant TTC de la facture et le logiciel calculera automatiquement le montant remboursable au salarié.
4/ Définir un nombre maximum d'occurrences
Cette fonctionnalité permet de définir un nombre maximum de dépenses de la catégorie en question sur une certaine période.
Deux paramétrages différents sont possibles :
- Blocage : L'utilisateur pourra saisir sa dépense, mais ne pourra la soumettre pour approbation s'il dépasse la limite paramétrée.
- Alerte simple : L'utilisateur pourra saisir sa dépense et la soumettre pour approbation, il aura un avertissement s'il dépasse le nombre de dépenses paramétré.
Il est également possible de cumuler le paramétrage d'un nombre maximum d'occurrences avec un forfait / un plafond / une prise en charge conditionnelle :
