Version : Business Enterprise Advanced
Anwendungs Umgebung : Web Android IOS
Rolle: Benutzer Manager Buchhalter Administrator
Sie können die Ausgabenrichtlinie Ihres Unternehmens in N2F konfigurieren und Erstattungsregeln einrichten - pro Reisekostenkategorie:
- Blockierende Obergrenzen
- Einfache Warnungen bei überschrittenen Obergrenzen
- Fixbeträge
- Proportionale Rückerstattungen
- Maximale Anzahl an Vorkommnissen je Zeitraum
Diese Regeln können je nach Kriterien/benutzerdefinierten Feldern wie bspw. geografischem Gebiet usw. variieren.
Um die Regeln Ihrer Erstattungsrichtlinie zu verwalten, müssen Sie zu den Einstellungen der Reisekostenkategorien in der Webanwendung gehen.
1 / Einen Fixbetrag einstellen
Schritt 6: Geben Sie den Fixbetrag ein, der mit der Ausgabe verbunden ist (Beispiel: Übernachtungspauschale von 75,00 €)
Schritt 7: Hier ist es möglich, die Erfassung einer bestimmte Menge von Pauschalen in einer einzigen Ausgabe zu erlauben (Beispiel: 5 Übernachtungspauschalen von 75,00 € entsprechen einer gesammnten Ausgabe von 375 €).
2 / Eine Obergrenze/ein Ausgabenlimit einstellen
Schritt 1: Geben Sie hier den Betrag der Obergrenze ein
Schritt 2: Geben Sie an, wie die Obergrenze berechnet wird (pro Reisekosten = erfasster Ausgabe in N2F, oder pro Nacht).
Schritt 3: zwei Optionen stehen zur Verfügung:
- blockierende Obergrenze (Limit): Der Mitarbeiter wird nicht über den Betrag dieser Obergrenze hinaus erstattet (wenn er dazu in den Benutzereinstellungen erlaubt ist, kann der Manager / Buchhalter diese Obergrenze in der Genehmigungs- / Überprüfungsphase ausnahmsweise pro Ausgabe erhöhen).
- einfache Warnung: Dies ist eine einfache Warnmeldung, dass die Ausgabenrichtlinie nicht eingehalten wird. Der Mitarbeiter wird jedoch vollständig erstattet.
3 / Eine proportionale Rückerstattung einstellen
Diese Einstellung wird für den Fall verwendet, dass Ihr Unternehmen für eine bestimmte Ausgabenkategorie nur einen bestimmten Prozentsatz des Ausgabenbetrags erstattet (z. B. für Telefonrechnungen, die bis zu 50% erstattet werden können).
In diesem Fall muss der Mitarbeiter in der Ausgabe den Betrag einschließlich Mehrwertsteuer angeben, und die Software berechnet automatisch den Betrag, welcher dem Mitarbeiter erstattet werden soll.
4 / Eine maximale Anzahl an Vorkommnissen je Zeitraum einstellen
Mit dieser Funktion können Sie eine maximale Anzahl von Ausgaben der betreffenden Kategorie über einen bestimmten Zeitraum definieren.
Es sind zwei verschiedene Einstellungen möglich:
- Sperrung: Der Benutzer kann seine Ausgabe eingeben, sie jedoch nicht zur Genehmigung einreichen, wenn diese den festgelegten Grenzwert überschreitet.
- Einfache Warnung: Der Benutzer kann seine Ausgabe eingeben und zur Genehmigung einreichen. Er erhält eine Warnung, wenn die Anzahl der festgelegten Ausgaben überschritten wird.
Es ist auch möglich, eine maximale Anzahl von Vorkommnissen je Zeitraum mit einem Fixbetrag / einer Obergrenze / einer proportionalen Rückerstattung zu kombinieren:
