Versione: Business Enterprise Advanced

Piattaforma: Web Android IOS

Ruolo: Utente Manager Contabile Amministratore

In N2F puoi configurare la politica di spesa della tua azienda e impostare le regole di rimborso:

  • Massimali bloccanti
  • Avvisi semplici
  • Importi forfettari
  • Rimborsi proporzionali
  • Numero massimo di occorrenze in un periodo

Queste regole possono variare a seconda di criteri come l'area geografica, ecc.


Per configurare N2F secondo le regole della tua policy aziendale, devi andare nelle impostazioni delle categorie di spesa e accedere alla sezione Regole:



Di seguito è spiegato come gestire queste 4 opzioni:




A - Definire un numero massimo di occorrenze nel periodo



Questa funzionalità consente di definire un numero massimo di spese della categoria in questione in un determinato periodo.


Sono possibili due diverse impostazioni:

  • Blocco: l'utente potrà inserire la propria spesa, ma non potrà trasmettere la sua nota spese all'approvazione se supera il limite impostato.
  • Avviso semplice: l'utente potrà inserire la propria spesa e potrà trasmettere la sua nota spese all'approvazione (apparirà un avviso informativo che indica che il numero di spese impostato è stato superato).



B - Definire un importo forfettario



Punto 1: in questa casella puoi definire l'importo forfettario che vuoi assegnare alla categoria (esempio: un forfait a 19 €).

Punto 2: se attivi questa casella, è possibile inserire la quantità di forfait al momento dell'inserimento della spesa (esempio: 5 forfait a 19 € che corrispondono quindi a 95 €).



C - Definire una presa in carico proporzionale



Punto 1: questa impostazione viene utilizzata nel caso in cui, per una specifica categoria di spesa, la tua azienda rimborsi solo una certa percentuale dell'importo della spesa. In questo caso, è necessario indicare l'importo comprensivo di IVA della fattura e N2F calcolerà automaticamente l'importo rimborsabile al dipendente. 

Punto 2: in questa casella puoi indicare un ulteriore limite massimo di rimborso (in pratica è come se per esempio dicessi "l'azienda rimborsa il 70% della spesa fino a un massimo di X € a spesa, al giorno, a settimana, ecc").

 

 

D - Definire un massimale



Punto 1: in questa casella puoi definire il limite di spesa.

Punto 2: aprendo il menù a tendina, puoi selezionare il periodo per il calcolo del limite.

Punto 3: se scegli Massimale, il dichiarante non sarà rimborsato oltre l'importo di questo massimale (il manager e/o il contabile può eccezionalmente aumentare questo massimale nelle fasi di approvazione e/o verifica). Se scegli Avviso semplice, il dichiarante vedrà solo un messaggio di avvertimento che la politica tariffaria non è rispettata ma il dichiarante sarà integralmente rimborsato del valore che ha inserito.


Nota bene:


È possibile combinare l'impostazione di un numero massimo di occorrenze con un importo forfettario, un rimborso in percentuale o un massimale: