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Avec la réforme de la facturation électronique, de nouvelles questions se posent quant à l'impact qu'elle aura sur la gestion des notes de frais. 
Voici les points clés à retenir à ce sujet.


-> Dans quels cas aurez-vous besoin d’une e-facture pour justifier une dépense de note de frais ?


La réforme de la facturation électronique introduit de nouvelles obligations pour les entreprises, notamment dans le cadre de la gestion des notes de frais. 


Dans ce domaine, la gestion des factures est directement liée à la récupération de la TVA.
En effet, pour pouvoir déduire la TVA sur une dépense, l’entreprise doit disposer d’une facture conforme établie à son nom. 

Avec la réforme, le principe restera le même qu’aujourd’hui : une facture sera requise dès lors que la dépense effectuée permettra la déduction de la TVA.

À partir de septembre 2026, la facture en question devra être une facture électronique (e-facture), et devra être transmise via une Plateforme Agréée.


Seront concernées notamment :

  • les dépenses avec TVA récupérable (restaurant au-delà de 150 € HT, location de véhicule, certains achats),

  • mais aussi les dépenses nécessitant une facture au nom de l’entreprise.


En revanche, les tickets au format simplifié (≤ 150 € HT) et les dépenses sans TVA déductible ne nécessiteront pas d’e-facture.



-> Faudra-t-il une Plateforme Agréée pour les notes de frais ?


Avec la réforme de la facturation électronique, disposer d'une Plateforme Agréée deviendra indispensable pour recevoir les e-factures.

Il ne sera pas forcément obligatoire de disposer d'une Plateforme Agréée dédiée spécifiquement à vos notes de frais. 

Cependant, disposer d'une Plateforme Agréée dédiée uniquement à la réception de vos e-factures de Notes de Frais vous permettra :

  • de recevoir les e-factures liées aux notes de frais,

  • de les rapprocher automatiquement des dépenses collaborateurs,

  • de sécuriser la récupération de la TVA.


Sans solution adaptée, les e-factures pourraient être mélangées aux flux fournisseurs classiques, ce qui compliquerait leur traitement et augmenterait les risques d’erreur.



-> Faudra-t-il faire du e-reporting pour les notes de frais ?

Le e-reporting consiste à transmettre à l’administration fiscale des données de transaction (montant de la transaction, TVA collectée, date et type de l'opération, etc.).

Il concernera les opérations de vente (B2C, international, etc.), contrairement aux notes de frais qui sont des processus internes de remboursement. En ce sens, vous ne serez donc pas tenus de faire du e-reporting sur vos notes de frais.



À retenir : 
- Une e-facture est requise lorsque la TVA est déductible
- Elle doit être transmise via une Plateforme Agréée
- Les règles fiscales ne changent pas, seul le format évolue
- Les notes de frais ne sont pas concernées par le e-reporting




Pour plus d'informations, n'hésitez pas à contacter directement 

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