Version : Business Enterprise Advanced
Anwendungs Umgebung : Web Android IOS
Rolle: Benutzer Manager Buchhalter Administrator
Sie können die Ausgabenrichtlinie Ihres Unternehmens in N2F konfigurieren und Erstattungsregeln einrichten:
- Blockierende Obergrenzen
- Einfache Warnungen
- Pauschal Beträge
- Proportionale Rückerstattungen
- Maximale Anzahl an Vorkomnisse je Zeitraum
Diese Regeln können je nach Kriterien wie geografischem Gebiet usw. variieren.
Um die Regeln Ihrer Reiserichtlinie zu verwalten, müssen Sie zu den Einstellungen der Reisekostenkategorien in der Webanwendung gehen.
1 / Eine Pauschale einstellen
Schritt 6: Geben Sie der Betrag der Pauschale ein, der mit der Ausgabe verbunden ist (Beispiel: Ubernachtungspauschale von 75,00 €)
Schitt 7: Hier ist möglich, eine bestimmte Menge von Pauschalen in einer einzigen Ausgabe zu erlauben (Beispiel: 5 Ubernachtungspauschalen von 75,00 € entpreschen einer gesammnten Ausgabe von 375 €).
2 / Eine Obergrenze/Ausgabenlimit einstellen
Schritt 1: Geben Sie hir der Betrag der Obergrenze ein
Schritt 2: Geben Sie der Zeitraum ein der mit der Obergrenze verbundenen ist (pro Reikoste, pro Nacht).
Schrittt 3: zwei Ausgabenlimits stehen zur Verfügung:
- die Sperrobergrenze (Limit): Der Mitarbeiter wird nicht über den Betrag dieser Obergrenze hinaus erstattet (wenn er dazu in den Benutzer Einstellungen erlaubt ist, kann der Manager / Buchhalter diese Obergrenze in der Genehmigungs- / Überprüfungsphase ausnahmsweise erhöhen).
- die einfache Warnung: Dies ist eine einfache Warnmeldung, dass die Ausgabenrichtlinie nicht eingehalten wird. Der Mitarbeiter wird jedoch vollständig erstattet..
3 / Eine Proportionale Rückerstattung einstellen
Diese Einstellung wird für den Fall verwendet, dass Ihr Unternehmen für eine bestimmte Ausgabenkategorie nur einen bestimmten Prozentsatz des Ausgabenbetrags erstattet (z. B. für Telefonrechnungen, die bis zu 80% erstattet werden können).
In diesem Fall müss der Mitarbeiter in der Ausgabe der Betrag der Rechnung einschließlich Mehrwertsteuer angeben, und die Software berechnet automatisch der Betrag der dem Mitarbeiter erstattet werden soll.
4 / Eine Maximale Anzahl an Vorkommnissen je Zeitraum einstellen
Mit dieser Funktion können Sie eine maximale Anzahl von Ausgaben der betreffenden Kategorie über einen bestimmten Zeitraum definieren.
Es sind zwei verschiedene Einstellungen möglich:
- Sperrung: Der Benutzer kann seine Ausgabe eingeben, sie jedoch nicht zur Genehmigung einreichen, wenn diese den festgelegten Grenzwert überschreitet.
- Einfache Warnung: Der Benutzer kann seine Ausgabe eingeben und zur Genehmigung einreichen. Er erhält eine Warnung, wenn die Anzahl der festgelegten Ausgaben überschritten wird.
Es ist auch möglich, eine maximale Anzahl von Vorkomnisse je Zeitraum mit einer Pauschale/ einer Obergrenze / einer Proportionalen Rückerstattung zu kombinieren:
