N2F - Expense reports

Version : Business Enterprise Advanced

Anwendungs Umgebung : Web Android IOS

Rolle: Benutzer Manager Buchhalter Administrator

N2F hat ein System zur automatischen Erkennung von Duplikaten.

Tatsächlich ermöglicht dieses System die Erkennung von Duplikaten, wenn eine Spesenabrechnung vom Benutzer eingereicht wird. Diese Warnung ist auch in den Schritten "Genehmigung", "Überprüfung" und "Buchung" sichtbar. 

Wenn ein Duplikat entdeckt wird, ist eine Warnung an mehreren Stellen sichtbar:

- Im Menü der Ausgabe ;

- In der Liste der Ausgaben ;

- In der Liste der Spesenabrechnungen.

Die Warnung wird von diesem Piktogramm begleitet:

In einer Ausgabe, die eine Duplikatswarnung enthält, werden zwei Arten von Nachrichten unterschieden:

• Eine Warnung bei der Erkennung von Duplikaten für denselben Benutzer:

• Eine Warnung bei der Erkennung von Duplikaten zwischen zwei Benutzern:

1.  Allgemeine Regeln zur Erkennung von Duplikaten:

Der Duplikatswarnung wird aktiviert, wenn es mindestens zwei Ausgaben gibt, die:

• Den gleichen Beleg haben, der Folgendes umfasst:
  • Das gleiche Datum 
  • Die gleiche Uhrzeit
  • Den gleichen Betrag

• Eingereicht werden
  • Und zwar für jeden beliebigen Benutzer, jede beliebige Ausgabenkategorie und jedem beliebigen Template für Spesenabrechnungen.

2.  Sonderfälle:

2.1 Die Hotels:

Bei Ausgaben vom Typ Hotel wird bei der Erkennung von Duplikaten nur das Datum berücksichtigt. Zwei oder mehr Hotelausgaben am selben Tag scheinen nicht gerechtfertigt zu sein und daher wird das System Sie warnen.

2.2 Die Restaurants:

1. Ausgaben mit einer bestimmten Art von Mahlzeit (Frühstück/Mittagessen/Abendessen)

Wenn die Art der Mahlzeit in der Kategorie Restaurant eingegeben werden muss, wird sie vom Erkennungssystem berücksichtigt. Zwei Ausgaben derselben Art können nicht am selben Tag eingegeben werden.

2. Ausgaben ohne definierte Art von Mahlzeit (verpflichtendes Feld)

Im Falle einer Ausgabe der Kategorie Restaurant mit einer nicht obligatorischen Art der Mahlzeit oder mit dem Feld verborgen, dann gelten die allgemeinen Regeln für die Erkennung von Duplikaten.

Bei Fragen wenden Sie sich bitte an unseren Support:

Per E-Mail: support@n2f.com

Telefonisch: 00 49 (0)30 8009 3940

 (Mo - Fr von 8:30 - 12:00 | 13:30 - 17:30)