N2F - Expense reports

Versione : Business Enterprise Advanced

Piattaforma : Web Android IOS

Ruolo : Utente Manager Contabile Amministratore

N2F possiede un sistema di rilevazione automatica dei doppioni di una spesa.

Infatti, questo sistema permette di rilevare dei doppioni di spesa quando una nota spese viene trasmessa dall’utente. Questo avviso è anche visibile durante le fasi di approvazione, di verifica e di contabilizzazione.

Quando un doppione è rilevato, un avviso è visibile:

• Nella scheda di spese
• Nella lista delle spese
• Nella lista delle note spese

L’avviso è accompagnato dall’pittogramma che indica la presenza di un doppione.

Quando si apre una spesa che contiene un avviso di doppione, distinguiamo due tipi di messaggi:

    1. Le regole generali di rilevamento dei doppioni: 

L’avviso di doppione è attivo quando esistono almeno due spese che:

• Hanno lo stesso giustificativo contenente: 
  1. La stessa data
  2. Lo stesso orario
  3. Lo stesso importo
• Sono trasmesse
  1. E questo per qualsiasi utente, categoria di spese e modello di nota spese.

    2. I casi particolari: 

Per le spese di tipo Hotel, soltanto la data è presa in considerazione nel calcolo dei doppioni. Infatti, due o più spese di Hotel in un singolo giorno non sembrano giustificate e di conseguenza il sistema L’avviserà.

1/ Spese con un tipo di pasto definito (colazione/ pranzo/ cena)

Se il tipo di pasto deve essere completato nella categoria ristorante, il sistema di rilevazione si basa anche sulla data, dato che (per esempio) due spese di pranzo non posso essere realizzate lo stesso giorno.

2/ Spese senza tipo di pranzo definito (campo nascosto)

Nel caso di una spesa di categoria ristorante con un tipo di pasto che non deve per forza essere completato o con un campo nascosto, il sistema prende in considerazione le regole generali di rilevazione di doppione.