Version : Business Enterprise Advanced

Plateforme : Web Android IOS

Rôle : Utilisateur Manager Comptable Administrateur

N2F possède un système de détection automatique des doublons de dépense.

En effet, ce système permet la détection de doublons de dépense lorsqu’une note de frais est soumise par l’utilisateur. Cette alerte est visible également en étapes d’approbation, vérification et comptabilisation.

 

Lorsqu’un doublon est détecté, une alerte est visible à plusieurs endroits : 

- au niveau du menu de la dépense ;

- au niveau de la liste des dépenses ;

- au niveau de la liste des notes de frais. 

L’alerte est accompagnée du pictogrammequi indique la présence d’un doublon.


En ouvrant une dépense qui contient une alerte de doublon, on distingue deux types de messages :

  • Une alerte de détection de doublon pour un même utilisateur

  • Une alerte de détection de doublon entre deux utilisateurs (inter salarié)

 

 1.   Les règles générales de détection des doublons : 

L'alerte de doublon est activée lorsqu'il existe au minimum deux dépenses qui :

  • Ont le même justificatif comprenant :
    • La même date 
    • La même heure
    • Le même montant
  • Sont soumises
    • Et ce pour n’importe quel utilisateur, catégorie de dépenses et modèle de note de frais.


 

2.   Les cas particuliers :

    2.1 Le cas des hôtels :

Pour les dépenses de type hôtel, seule la date est prise en compte dans le calcul des doublons. En effet, deux ou plusieurs dépenses d'hôtels dans la même journée ne semblent pas justifiées et par conséquent, le système va vous alerter.

 

   2.2 Le cas des restaurants : 

1/ Dépenses avec un type de repas défini (petit déjeuner/ déjeuner/ dîner)

Si le type de repas doit être renseigné dans la catégorie restaurant, le système de détection se base aussi sur cette donnée, puisque deux dépenses de déjeuner ne peuvent pas être saisies le même jour.

 

2/ Dépenses sans type de repas défini (champ caché) 

Dans le cas d'une dépense de catégorie restaurant avec un type de repas non obligatoirement renseigné ou avec le champ masqué, alors ce sont les règles générales qui s'appliquent pour la détection de doublon.


Pour tout renseignement supplémentaire, contactez notre équipe support aux coordonnées suivantes :

Par téléphone :+33 (0)4 26 78 52

Par mail : support@n2f.com