Versión : Business Enterprise Advanced
Plataforma : Web Android IOS
Función : Usuario Responsable Contable Administrador
En N2F, el rol de responsable permite a un empleado aprobar los informes de gastos de su equipo (además de poder crear sus propios informes de gastos).
Hablamos aquí de la aprobación operativa del informe de gastos: ¿están justificados los gastos realizados por el empleado en el ejercicio de sus funciones?
Para comenzar, encontrarás en el siguiente enlace un video tutorial para tus primeros pasos en la aprobación como responsable:
https://www.n2f.com/note-de-frais/tutoriels
Cuando un empleado de tu equipo envía su informe de gastos, recibes una notificación para aprobarlo (más información sobre la gestión de notificaciones en el artículo dedicado: ¿Cómo gestionar las notificaciones por correo electrónico de N2F?).
Aprobar un informe de gastos desde la aplicación móvil
Puedes dirigirte a la pestaña de Aprobación:
Encontrarás la lista completa de informes de gastos pendientes de aprobación.
Podrás aprobar o rechazar rápidamente el informe de gastos haciendo clic en uno de los dos pulgares en la parte superior derecha (3).
Para rechazar un gasto dentro de un informe de gastos, puedes hacer clic en él (4) y marcar el gasto como "no reembolsable" (5).
El usuario recibirá un correo informándole que su informe de gastos ha sido modificado y el importe reembolsable se verá reducido por el importe del gasto rechazado.
Aprobar un informe de gastos desde la aplicación Web
Si deseas obtener más detalles sobre un informe a aprobar, puedes utilizar la aplicación Web.
Encontrarás varios filtros en la parte izquierda (2) que te permitirán mostrar solo los informes de gastos de un empleado en particular, en un período específico, que contengan ciertas alertas, etc.
Al pasar el ratón sobre un informe de gastos, podrás aprobarlo, rechazarlo o transferirlo a otro responsable con un solo clic (3).
Para controlar cada gasto, puedes hacer clic en el informe de gastos en cuestión:
Puedes consultar el circuito de validación del informe (1) para verificar las diferentes etapas pasadas y las siguientes.
Al hacer clic en un gasto (2), puedes consultar la información ingresada por el colaborador (comentario, nombres de los invitados, cliente, proyecto, etc.) y modificarla si es necesario.
Puedes aprobar el informe (3) o rechazarlo (4) en su totalidad.
Para más análisis, los gastos pueden mostrarse agrupados por categoría o en forma de un resumen comparativo:
Rechazar un gasto entre varios
En caso de que desees aprobar todos los gastos excepto uno, puedes transferir ese gasto a otro informe de gastos. Para hacerlo, ve al detalle del gasto y utiliza el botón Acciones / Cambiar de informe de gastos:
Elige el informe de gastos al que transferir el gasto o puedes crear un nuevo informe de gastos en el perfil del declarante, al que llamarás "Gasto rechazado". Este informe de gastos tendrá el estado "En curso". El declarante será informado por correo.
El gasto desaparecerá del informe a aprobar.
Eliminar un gasto
Es posible, durante la etapa de aprobación, eliminar un gasto que no deseas que aparezca en el informe. Para ello, solo tienes que abrir el gasto en cuestión y hacer clic, en la parte superior derecha, en el botón "acciones" y luego en "eliminar":
Si es necesario, puedes visualizar los gastos eliminados durante el proceso de validación del informe desde el “circuito de validación” de este último:
Nota: No es posible restaurar un gasto eliminado por error.
Aumentar un límite
Cuando un gasto excede un límite bloqueante, se identifica claramente como un exceso. El importe reembolsable, igual al límite, aparece debajo del importe declarado. Si tienes la opción de “aumentar un límite” marcada en tu perfil de usuario, puedes hacer clic en el gasto en cuestión y luego en el ícono para aumentar el límite:
Podrás indicar el nuevo importe reembolsable concedido.
Una vez aprobados los informes, desaparecen de tu pestaña de "aprobación", pero puedes consultarlos desde la Búsqueda avanzada.
Para más información, no dude en contactar con nuestro soporte técnico:
Por correo electrónico: support@n2f.com
Por teléfono: +33 (0)4 26 78 52 10