Versione: Business Enterprise Advanced
Piattaforma: Web Android IOS
Ruolo: Utente Manager Contabile Amministratore
In N2F, il ruolo di manager consente a un dipendente di approvare le note spese del proprio team (oltre ovviamente a poter creare le proprie note spese).
Si tratta dell'approvazione operativa di una nota spese per rispondere alla domanda: le spese sostenute dal dipendente sono giustificate nell'esercizio delle sue funzioni?
Quando un dipendente del tuo team ti trasmette la sua nota spese, ricevi una notifica per approvarla.
Approvare una nota spese dall'app mobile
Schiaccia in alto a sinistra per aprire il menù (1):
Scegli Approvazione (2):
Schiaccia sulla nota spese che vuoi approvare:
È possibile approvare o rifiutare rapidamente la nota spese facendo clic su una delle due icone in alto a destra (3).
Per rifiutare una spesa in una nota spese, è possibile fare clic su di essa (4) e modificare la spesa in "non rimborsabile" (5). L'utente riceverà quindi un'e-mail che lo informa che la sua nota spese è stata modificata e l'importo rimborsabile sarà ridotto dell'importo della spesa rifiutata.
Approvare una nota spese dall'applicazione web
Se desideri avere maggiori dettagli su una nota spese da approvare, puoi utilizzare l'applicazione web.
Schiacciando su Approvazione (1), accedi alla lista delle note spese da approvare.
Troverai vari Filtri di ricerca nella parte sinistra dello schermo (2). Tali filtri ti permettono di visualizzare solo le note spese di un determinato dipendente, su un periodo specifico, contenenti determinati avvisi, ecc...
Passando il mouse su una nota spese, puoi approvarla, rifiutarla o trasferirla a un altro manager con 1 clic (3).
Per controllare ogni spesa, puoi cliccare sulla nota spese in questione:
È possibile consultare il flusso di convalida della nota spesa (1) per verificare le fasi passate e quelle successive.
Cliccando su una spesa (2), è possibile visualizzare le informazioni inserite dal dipendente (commento, nome degli ospiti, cliente, progetto, ecc.) e modificarle se necessario.
Puoi approvare la nota spese (3) o rifiutarla (4) completamente.
Per ulteriori analisi, le spese possono essere visualizzate raggruppate per categoria o come sintesi comparativa rispetto ai dati precedenti (a condizione che ci siano delle note spese inserite precedentemente):
Rifiutare una spesa
Nel caso in cui non si desideri approvare una determinata spesa, è possibile trasferirla a un'altra nota spese. Per fare ciò, bisogna entrare nella spesa in questione e schiacciare il pulsante Azioni / Cambiare nota spese:
Bisogna quindi scegliere su quale nota spese si vuol trasferire la spesa oppure bisogna creare una nuova nota spese sul profilo del dichiarante e darle un nome adeguato (consigliamo ad esempio di chiamarla "Spese rifiutate"). Questa nuova nota spese sarà nello stato "In corso" e il dichiarante verrà informato tramite e-mail.
La spesa poi scomparirà dalla nota per essere approvata.
Aumentare un massimale
Quando una spesa supera il massimale inserito sulla categoria di spesa, un avviso appare sullo schermo. L'importo rimborsabile, pari al massimale, appare al di sotto dell'importo dichiarato. Se il manager è stato autorizzato dall'amministratore del conto N2F ad aumentare un massimale di spesa, potrà entrare nella spesa in questione e schiacciare quindi sull'icona per aumentare il limite:
È quindi possibile indicare il nuovo importo rimborsabile concesso (1) e confermare col bottone "Aumentare il massimale" (2):
Quando una nota spese è approvata, la stessa scompare dalla sezione Approvazione ma è possibile consultarla andando nella sezione Ricerca avanzata.