Version : Business Enterprise Advanced
Plateforme : Web Android IOS
Rôle : Utilisateur Manager Comptable Administrateur
Dans N2F, le rôle de manager permet à un salarié d'approuver les notes de frais de son équipe (en plus de pouvoir créer ses propres notes de frais).
On parle ici de l'approbation opérationnelle de la note de frais : est-ce que les dépenses effectuées par le salarié sont justifiées dans l'exercice de ses fonctions ?
Pour commencer, vous trouverez dans le lien ci-dessous un tutoriel vidéo pour vos premiers pas dans l'approbation manager :
https://www.n2f.com/note-de-frais/tutoriels
Lorsqu'un salarié de votre équipe soumet sa note de frais, vous recevez une notification pour l'approuver (plus d'informations sur la gestion des notifications dans l'article dédié : Comment gérer les notifications par email de N2F?).
Approuver une note de frais depuis l'application mobile
Vous pouvez vous rendre dans l'onglet Approbation :
Vous trouverez la liste complète des notes de frais en attente d'approbation.
Vous pourrez approuver ou refuser rapidement la note de frais en cliquant sur l'un des deux pouces en haut à droite (3).
Pour refuser une dépense parmi une note de frais, vous pouvez cliquer dessus (4) et passer la dépense en "non-remboursable" (5). L'utilisateur recevra alors un mail l'informant que sa note de frais a été modifiée et le montant remboursable sera diminué du montant de la dépense refusée.
Approuver une note de frais depuis l'application Web
Si vous souhaitez avoir plus de détails sur une note à approuver, vous pouvez utiliser l'application Web.
Vous retrouverez divers filtres sur la partie gauche (2) vous permettant de n'afficher que les notes de frais d'un salarié en particulier, sur une période précise, contenant certaines alertes, etc ...
En passant votre souris sur une note de frais, vous pourrez l'approuver, la refuser ou la transférer à un autre manager en 1 clic (3).
Pour contrôler chaque dépense, vous pouvez cliquer sur la note de frais en question :
Vous pouvez consulter le circuit de validation de la note (1) pour vérifier les différentes étapes passées et les étapes suivantes.
En cliquant sur une dépense (2), vous pouvez consulter les informations saisies par le collaborateur (commentaire, nom des invités, client, projet, etc ...) et les modifier si nécessaire.
Vous pouvez approuver la note (3) ou la refuser (4) dans sa globalité.
Pour plus d'analyses, les dépenses peuvent être affichées regroupées par catégorie ou sous forme d'un résumé comparatif :
Refuser une dépense parmi plusieurs
Dans le cas où vous souhaiteriez approuver toutes les dépenses sauf une, vous pouvez transférer cette dépense dans une autre note de frais. Pour ce faire, allez dans le détail de la dépense puis utilisez le bouton Actions / Changer de note de frais :
Choisissez la note de frais vers laquelle transférer la dépense ou vous pouvez créer une nouvelle note de frais sur le profil du déclarant, que vous appellerez "Dépense refusée". Cette note de frais sera au statut « En cours ». Le déclarant sera informé par mail.
La dépense disparaîtra alors de la note à approuver.
Relever un plafond
Lorsqu’une dépense dépasse un plafond bloquant, elle est clairement identifiée comme étant en dépassement. Le montant remboursable, égal au plafond, apparaît sous le montant déclaré. Si vous avez la notion de « relever un plafond » cochée dans votre fiche utilisateur, vous pouvez cliquer sur la dépense en question puis sur l’icône pour relever le plafond :
Vous pourrez ensuite indiquer le nouveau montant remboursable accordé.
Une fois les notes approuvées, elles disparaissent de votre onglet "approbation", vous pouvez néanmoins la consulter depuis la Recherche avancée.