Version: Business Enterprise Advanced
Plattform: Web Android IOS
Rolle : Benutzer Manager Buchhalter Administrator
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In N2F ermöglicht die Rolle des Managers, die Reisekostenabrechnungen seines Teams zu genehmigen (zusätzlich zu der Möglichkeit der Erstellung seiner eigenen Reisekostenabrechnungen).
Es wird hier von der operativen Genehmigung der Reisekostenabrechnungen gesprochen: Sind die eingereichten Reisekosten im Rahmen der Mitarbeitertätigkeit gerechtfertigt?
Wenn ein Mitarbeiter eines Teams seine Reisekostenabrechnung einreicht, erhält sein Manager eine Benachrichtigung per E-mail, dass eine Genehmigung erforderlich ist (weitere Informationen zur Verwaltung von E-Mail-Benachrichtigungen finden Sie im entsprechenden Artikel: Verwalten von E-Mail-Benachrichtigungen in N2F?).
Eine Reisekostenabrechnung auf der mobilen Anwendung genehmigen
Auf das Menu Genehmigung klicken (1):
Es öffnet sich ein Fenster mit der vollständigen Liste der Reisekostenabrechnungen, deren Genehmigung noch aussteht (2).
Sie können die Reisekostenabrechnungen schnell genehmigen oder ablehnen, indem Sie oben rechts auf einen der beiden Daumen klicken (3).
Um eine Ausgabe in einer Reisekostenabrechnung abzulehnen, können Sie darauf klicken (4) und die Ausgabe "als nicht rückerstattungsfähig" (5) markieren. Der Benutzer erhält dann eine E-Mail, in der er darüber informiert wird, dass seine Reisekostenabrechnung geändert wurde und der erstattungsfähige Betrag um den Betrag der abgelehnten Ausgabe reduziert wird.
Eine Reisekostenabrechnung auf der Webanwendung genehmigen
Wenn Sie mehr Detail-Informationen wünschen über eine Reisekostenabrechnung, die genehmigt werden muss, können Sie die Webanwendung verwenden.
Im linken Teil des Fensters (2) befinden sich verschiedene Filter, mit denen Sie nur die Reisekostenabrechnungen eines bestimmten Mitarbeiters über einen bestimmten Zeitraum anzeigen können, die bestimmte Warnungen usw. enthalten.
Wenn Sie mit der Maus über eine Reisekostenabrechnung fahren, können Sie diese mit einem Klick genehmigen, ablehnen oder an einen anderen Manager übertragen (3).
Um jede Ausgabe zu kontrollieren, können Sie auf die betreffende Reisekostenabrechnung klicken:
Sie können den Prüf-Workflow (1) aufrufen, um die Bearbeitungshistorie und die noch offenen Schritte einzusehen.
Durch das Klicken auf eine Ausgabe (2) können Sie die vom Mitarbeiter eingegebenen Informationen (Kommentar, Name des Gastes, Kunde, Projekt usw.) anzeigen und gegebenenfalls ändern.
Sie können die Reisekostenabrechnung (3) entweder genehmigen oder insgesamt ablehnen (4).
Zur weiteren Analyse können die Ausgaben nach Reisekostenkategorie gruppiert oder in einer vergleichenden Zusammenfassung angezeigt werden:
Nur eine Ausgabe (unter mehreren) ablehnen
Falls Sie nur eine Ausgabe einer Abrechnung genehmigen möchten, können Sie diese auf eine andere Reisekostenabrechnung übertragen. Öffnen Sie dazu die Detailansicht der Ausgabe und verwenden Sie den Button Aktionen / Reisekostenabrechnung ändern:
Wählen Sie die Reisekostenabrechnung aus, an welche die Ausgabe übertragen werden soll, oder erstellen Sie eine neue Reisekostenabrechnung, die Sie zum Beispiel "Abgelehnte Ausgaben" nennen. Diese Reisekostenabrechnung wird dann mit dem Status "Geöffnet" auf dem Konto des Benutzers erscheinen. Der Benutzer wird per E-Mail informiert.
Die Ausgabe ist anschließend nicht mehr in der Abrechnung, die Sie genehmigen möchten.
Ein Ausgabenlimit erhöhen
Wenn eine Ausgabe ein Ausgabenlimit überschreitet, wird sie in N2F eindeutig mit Warnhinweis als überschritten gekennzeichnet. Der erstattungsfähige Betrag, welcher der Obergrenze entspricht, wird unter dem angegebenen Betrag angezeigt. Wenn in Ihren Benutzerstammdaten die Option "Berechtigung zum Erhöhen von Ausgabelimits?" aktiviert ist, können Sie auf die betreffende Ausgabe und dann auf den Button "Das Limit anheben" klicken, um die Obergrenze (ausnahmsweise) anzuheben:
Sie können dann den neu gewährten erstattungsfähigen Betrag angeben.
Sobald die Reisekostenabrechnung genehmigt wird, erscheint die Abrechnung nicht mehr auf der Seite "Genehmigung". Sie können sie dennoch jederzeit über die Erweiterte Suche aufrufen.