Versión : Business Enterprise Advanced
Plataforma : Web Android IOS
Función : Usuario Responsable Contable Administrador
En N2F, el rol de contable permite a un empleado verificar, contabilizar y hacer análisis de datos sobre los informes de gastos de los colaboradores (además de poder crear sus propios informes de gastos):
• Verificación: control administrativo (IVA recuperable, calidad de los justificantes, cuentas contables, etc.)
• Contabilización: generación del archivo de asientos contables y/o archivo de transferencia SEPA.
Cuando tienes un informe de gastos que verificar / contabilizar, recibes una notificación por correo electrónico (más información sobre la gestión de notificaciones en el artículo dedicado: ¿Cómo gestionar las notificaciones por correo electrónico de N2F?).
Al acceder a la aplicación web, puedes dirigirte a la pestaña Verificación:
Encontrarás diversos filtros en la parte izquierda (2) que te permiten mostrar solo los informes de gastos de un empleado en particular, en un período específico, que contengan ciertas alertas, etc.
Al pasar el ratón sobre un informe de gastos, podrás marcarlo como verificado, rechazarlo o transferirlo a otro contable con un solo clic (3).
Control / modificación de datos
Para controlar cada gasto, puedes hacer clic en el informe de gastos en cuestión.
En cada gasto, podrás controlar y modificar los datos si es necesario. Es importante verificar los datos administrativos como:
• La calidad del justificante (la fecha del gasto, el IVA, el importe, el nombre del proveedor y la descripción del gasto deben aparecer claramente para que el recibo sea conforme).
• El importe del IVA y del IVA recuperable (más información en el artículo dedicado: ¿Cómo ver el importe del IVA recuperable en un gasto N2F?).
• La categoría de gasto. Si es necesario modificarla, haz clic en Acciones / Cambiar de categoría:
• La cuenta de gasto (asociada a la categoría de gasto, puede ser modificada si es necesario).
• Los datos analíticos (cliente, proyecto, centro de coste, etc.).
• Las diferentes alertas:
Añadir un gasto
Es posible que el contable cree un nuevo gasto para el empleado (esto puede ser útil para añadir gastos desconocidos en el momento de la introducción del gasto, como gastos bancarios, por ejemplo):
Rechazar un gasto entre varios
En caso de que desees validar todos los gastos excepto uno, puedes transferir este gasto a otro informe de gastos. Para hacerlo, ve al detalle del gasto y utiliza el botón Acciones / Cambiar de informe de gastos:
Elige el informe de gastos al que transferir el gasto o puedes crear un nuevo informe de gastos en el perfil del declarante, al que llamarás "Gasto rechazado". Este informe de gastos tendrá el estado "En curso". El declarante será informado por correo.
El gasto desaparecerá del informe y podrás verificar todos los demás gastos, evitando así bloquear un informe completo solo por un gasto.
Eliminar un gasto
Es posible, durante las etapas de verificación o contabilización del informe, eliminar un gasto que no deseas que aparezca en este último.
Para ello, solo tienes que abrir el gasto en cuestión y hacer clic, en la parte superior derecha, en el botón “acciones” y luego en “eliminar”:
Deberás justificar los motivos de la eliminación.
El colaborador será informado por correo de la eliminación del gasto y del motivo de esta última.
Si es necesario, puedes visualizar los gastos eliminados durante el proceso de validación del informe desde el “circuito de validación” de este último:
Nota: No es posible restaurar un gasto eliminado por error.
Sin embargo, podrás recrear el gasto si es necesario. Para ello, solo debes:
Descargar el justificante del gasto después de haberlo mostrado desde el circuito de validación:
Crear el gasto a través del botón “Nuevo gasto” para integrar el justificante descargado:
Aumentar un límite
Cuando un gasto excede un límite bloqueante, se identifica claramente como un exceso. El importe reembolsable, igual al límite, aparece debajo del importe declarado. Si tienes la opción de “aumentar un límite” marcada en tu perfil de usuario (derecho concedido por el administrador), puedes hacer clic en el gasto en cuestión y luego en el ícono para aumentar el límite:
Podrás indicar el nuevo importe reembolsable concedido.
Contabilizar un/unos informe(s) de gastos
La etapa obligatoria de contabilización permite:
• Pasar un informe de gastos al estado "Reembolsado".
• Generar el envío de un correo informando al empleado que su informe será reembolsado.
• Generar un exporte de asientos contables (más información en el artículo dedicado: ¿Cómo generar un archivo de asientos contables desde N2F?).
• Generar un archivo de transferencia SEPA (más información en el artículo dedicado: ¿Cómo generar un archivo de transferencia SEPA?).
En todos los casos, debes dirigirte a la pestaña Contabilización, seleccionar los informes de gastos a contabilizar y luego hacer clic en "Contabilizar los informes seleccionados":
Análisis de datos
Tu rol de contable te da acceso a la pestaña Análisis de datos para exportar los datos ingresados en N2F con el fin de realizar informes: más información en la sección Exportaciones y análisis.
Encontrar un informe de gastos
Para consultar los informes de tus colaboradores, puedes dirigirte a la pestaña Búsqueda avanzada.
También tienes la posibilidad de ver los informes de gastos afectados por la contabilización desde la pestaña Historial de contabilizaciones y haciendo clic en el número de informes afectados.
Más información en el artículo dedicado: ¿Cómo buscar los informes de gastos de un colaborador?
Para más información, no dude en contactar con nuestro soporte técnico:
Por correo electrónico: support@n2f.com
Por teléfono: +33 (0)4 26 78 52 10