Version : Business Enterprise Advanced

Anwendungs Umgebung : Web Android IOS

Rolle : Benutzer Manager Buchhalter Administrator

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In N2F ermöglicht die Rolle Buchhalter, Reisekostenabrechnungen von Mitarbeitern zu prüfen, zu buchen und zu analysieren (zusätzlich zur Erstellung eigener Reisekostenabrechnungen):


  • Prüfung: administrative Kontrolle (abzugsfähige Mehrwertsteuer, Qualität der Belege, Buchhaltungskonten usw.)
  • Buchhaltung: Generierung der Buchungsdatei und / oder der SEPA-Überweisungsdatei


Wenn Sie als Buchhalter eine Reisekostenabrechnung prüfen oder buchen müssen, erhalten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung (weitere Informationen zur Verwaltung von Benachrichtigungen finden Sie im entsprechenden Artikel: Wie kann ich in N2F E-Mail-Benachrichtigungen verwalten?).


Über die Webanwendung können Sie auf das Menu Prüfung (1) zugreifen:



Auf der linken Seite (2) finden Sie verschiedene Filter, mit denen Sie zum Beispiel nur die Reisekostenabrechnungen eines bestimmten Mitarbeiters über einen bestimmten Zeitraum anzeigen können, oder nur diejenigen Abrechnungen mit bestimmten Warnungen usw.


Wenn Sie mit der Maus über eine Reisekostenabrechnung fahren, können Sie sie mit einem Klick als geprüft markieren, ablehnen oder an einen anderen Buchhalter übertragen (3).


Kontrolle/Änderung von Daten


Um jede Ausgabe zu überprüfen, können Sie auf die betreffende Spesenabrechnung klicken.


In jeder Ausgabe können Sie die Daten bei Bedarf überprüfen und ändern. Es ist wichtig, relevante Daten zu überprüfen, wie zum Beispiel:


  • Die Qualität des Belegs (das Datum der Ausgabe, die Mehrwertsteuer, den Betrag, den Namen des Lieferanten und die Beschreibung der Ausgabe müssen klar erscheinen, damit die Quittung konform ist).
  • Der Mehrwertsteuerbetrag und die abzugsfähige Mehrwertsteuer (weitere Informationen im entsprechenden Artikel: Wie wird der erstattungsfähige Mehrwertsteuerbetrag auf einer N2F-Ausgabe angezeigt?).
  • Die Ausgabenkategorie. Wenn es nötig ist, diese zu ändern, können Sie auf den Button Aktionen / Kategorie ändern klicken




  • Das Aufwandskonto (das der Reisekostenkategorie zugeordnet ist; kann bei Bedarf geändert werden).
  • Analytische Daten (Kunde, Projekt, Kostenstelle usw.).
  • Verschiedene Warnungen:



Eine Ausgabe hinzufügen


Es ist für den Buchhalter möglich, eine neue Ausgabe für den Mitarbeiter zu erstellen (dies kann nützlich sein, um zusätzliche Kosten, die bei der Eingabe der Ausgabe noch unbekannt waren, hinzuzufügen, z. B. Bankgebühren):



Nur eine einzelne Ausgabe ablehnen



Falls Sie alle Ausgaben bis auf eine genehmigen möchten, können Sie diese einzelne Ausgabe auf eine andere Reisekostenabrechnung übertragen. Gehen Sie dazu in die Detailansicht der Ausgabe und verwenden Sie den Button Aktionen / RK-Abrechnung ändern:





Wählen Sie die Reisekostenabrechnung aus, in welche die Ausgabe übertragen werden soll, oder erstellen Sie eine neue Reisekostenabrechnung auf dem Mitarbeiterprofil, die Sie z.B. als "Abgelehnte Ausgabe" bezeichnen. Diese neu ergänzte Reisekostenabrechnung befindet sich dann im Status "Geöffnet" auf dem Konto des Mitarbeiters. Der Mitarbeiter wird per E-Mail informiert.



Die Ausgabe verschwindet dann aus der aktuellen Abrechnung und Sie können alle anderen Ausgaben überprüfen. Dadurch wird vermieden, dass eine Abrechnung wegen nur einer Ausgabe komplett blockiert wird.


Eine Obergrenze anheben


Wenn eine Ausgabe ein Ausgabenlimit überschreitet, wird eindeutig dargestellt, dass die Obergrenze überschritten ist. Der erstattungsfähige Betrag, welcher der Obergrenze entspricht, wird unter dem angegebenen Betrag angezeigt. Wenn die Berechtigung "Anheben eines Ausgabelimits" in Ihren Benutzerstammdaten aktiviert ist  (vom Administrator verwaltet) , können Sie auf der betreffende Ausgabe auf den entsprechenden Button klicken, um die Obergrenze anzuheben:



Sie können dann den neu gewährten erstattungsfähigen Betrag angeben.


Reisekostenabrechnung(en) buchen


Die Buchung (Pflichtetappe) ermöglicht:


  • die Änderung des Reisekostenabrechnungstatus auf "Erstattet".
  • das Versenden einer E-Mail Benachrichtigung an den Mitarbeiter, um Ihn zu informieren, dass seine Abrechnung erstattet wird.
  • das Generieren einer Buchungsexportdatei (weitere Informationen finden Sie im entsprechenden Artikel: Wie wird eine Buchungsexportdatei aus N2F generiert?).
  • das Generieren einer SEPA-Überweisungsdatei (weitere Informationen finden Sie im entsprechenden Artikel: So generieren Sie eine SEPA-Überweisungsdatei).



Um die Buchung abzuschließen, klicken Sie auf das Menü Buchhaltung, wählen Sie die zu buchenden Reisekostenabrechnungen aus und klicken anschließend auf den Button "Ausgewählte Abrechnungen buchen":




Datenanalyse


Die Berechtigungen des Buchhalter erlauben den Zugriff auf das Menü Datenanalyse. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, die in N2F eingegebenen Daten für Ihr Reporting zu exportieren (dazu finden Sie weitere Informationen in dem Artikel Exporte und Analysen.)


Wie finde ich eine bestimmte Reisekostenabrechnung?


Im Menü Erweiterte Suche können Sie alle Reisekostenabrechnungen der Mitarbeiter einsehen.


Sie haben auch die Möglichkeit, Reisekostenabrechnungen pro Buchungsnummer über das Menü "Buchhaltung > Buchungschronik" anzuzeigen, in dem Sie auf den Link in der Spalte "Anzahl Abrechnungen" klicken.



Weitere Informationen finden Sie in dem entsprechenden Artikel: So finden Sie die Reisekostenabrechnungen eines Mitarbeiters.