Version : Business Enterprise Advanced
Plateforme : Web Android IOS
Rôle : Utilisateur Manager Comptable Administrateur
Dans N2F, le rôle de comptable permet à un salarié de vérifier, comptabiliser et faire de l'analyse de données sur les notes de collaborateurs (en plus de pouvoir créer ses propres notes de frais) :
- Vérification : contrôle administratif (TVA récupérable, qualité des justificatifs, comptes comptables, etc ...).
- Comptabilisation : génération du fichier d'écritures comptables et/ou fichier de virement SEPA.
Lorsque vous avez une note de frais à vérifier / comptabiliser, vous recevez une notification par mail (plus d'informations sur la gestion des notifications dans l'article dédié : Comment gérer les notifications par email de N2F?).
En vous rendant dans l'application Web, vous pouvez accéder à l'onglet Vérification :
Vous retrouverez divers filtres sur la partie gauche (2) vous permettant de n'afficher que les notes de frais d'un salarié en particulier, sur une période précise, contenant certaines alertes, etc ...
En passant votre souris sur une note de frais, vous pourrez la noter comme vérifiée, la refuser ou la transférer à un autre comptable en 1 clic (3).
Contrôle / modification des données
Pour contrôler chaque dépense, vous pouvez cliquer sur la note de frais en question.
Dans chaque dépense, vous pourrez contrôler et modifier les données si nécessaire. Il sera important de vérifier les données administratives telles que :
- La qualité du justificatif (la date de la dépense, la TVA, le montant, le nom du fournisseur et le descriptif de la dépense doivent apparaître clairement pour que le reçu soit conforme).
- Le montant de la TVA et de la TVA récupérable (plus d'informations dans l'article dédié : Comment voir le montant de la TVA récupérable sur une dépense N2F ?).
- La catégorie de dépense. Si besoin de la modifier, cliquer sur Actions / Changer de catégorie :
- Le compte de charge (rattaché à la catégorie de dépense, peut être modifié si besoin).
- Les données analytiques (client, projet, centre de coût, etc ...).
- Les différentes alertes :
Ajout d'une dépense
Il est possible pour le comptable de créer une nouvelle dépense pour le salarié (cela peut être utile pour ajouter des frais inconnus au moment de la saisie de la dépense, comme des frais bancaires par exemple) :
Refuser une dépense parmi plusieurs
Dans le cas où vous souhaiteriez valider toutes les dépenses sauf une, vous pouvez transférer cette dépense dans une autre note de frais. Pour ce faire, allez dans le détail de la dépense puis utilisez le bouton Actions / Changer de note de frais :
Choisissez la note de frais vers laquelle transférer la dépense ou vous pouvez créer une nouvelle note de frais sur le profil du déclarant, que vous appellerez "Dépense refusée". Cette note de frais sera au statut « En cours ». Le déclarant sera informé par mail.
La dépense disparaîtra alors de la note et vous pourrez vérifier toutes les autres dépenses, ce qui évite de bloquer une note complète seulement pour une dépense.
Supprimer une dépense
Il est possible, durant les étapes de vérification ou de comptabilisation de la note, de supprimer une dépense que vous ne souhaitez pas voir apparaitre dans cette dernière.
Pour cela, il vous suffit d’ouvrir la dépense concernée puis de cliquer, en haut à droite, sur le bouton “actions” puis sur “supprimer” :
Vous devrez justifier les motifs de la suppression.
Le collaborateur sera informé par mail de la suppression de la dépense ainsi que du motif de cette dernière.
Si besoin, vous pouvez visualiser les dépenses supprimées durant le processus de validation de la note depuis le “circuit de validation” de cette dernière :
NB : Il n’est pas possible de restaurer une dépense supprimée par erreur.
En revanche, vous pourrez recréer la dépense si besoin. Il vous suffira pour cela de :
Télécharger le justificatif de la dépense après l’avoir affichée depuis le circuit de validation :
Créer la dépense via le bouton « Nouvelle dépense » pour intégrer le justificatif téléchargé :
Relever un plafond
Lorsqu’une dépense dépasse un plafond bloquant, elle est clairement identifiée comme étant en dépassement. Le montant remboursable, égal au plafond, apparaît sous le montant déclaré. Si vous avez la notion de « relever un plafond » cochée dans votre fiche utilisateur (droit donné par l'administrateur), vous pouvez cliquer sur la dépense en question puis sur l’icône pour relever le plafond :
Vous pourrez ensuite indiquer le nouveau montant remboursable accordé.
Comptabiliser une / des note(s) de frais
L'étape obligatoire de comptabilisation permet :
- de passer une note de frais au statut "Remboursée".
- de générer l'envoi d'un mail informant le salarié que sa note sera remboursée.
- de générer un export d'écritures comptables (plus d'informations en consultant l'article dédié : Comment générer un fichier d'écritures comptables depuis N2F ?).
- de générer un fichier de virement SEPA (plus d'informations en consultant l'article dédié : Comment générer un fichier de virement SEPA ?).
Dans tous les cas, vous devez vous rendre dans l'onglet Comptabilisation, sélectionner la ou les notes de frais à comptabiliser, puis cliquer sur "Comptabiliser les notes sélectionnées" :
Analyse de données
Votre rôle de comptable vous donne accès à l'onglet Analyse de données pour exporter les données saisies dans N2F afin de faire du reporting : plus d'informations dans la section Exports et analyses.
Retrouver une note de frais
Pour consulter les notes de vos collaborateurs, vous pouvez vous rendre dans l'onglet Recherche avancée.
Vous avez aussi la possibilité de voir les notes de frais concernées par la comptabilisation depuis l'onglet Historique des comptabilisation et en cliquant sur le nombre de notes concernés
Plus d'informations en consultant l'article dédié : Comment rechercher les notes de frais d'un collaborateur ?.