Version : Business Enterprise Advanced

Plateforme : Web Android IOS

Rôle : Utilisateur Manager Comptable Administrateur



Dans N2F, le rôle de comptable permet à un salarié de vérifier, comptabiliser et faire de l'analyse de données sur les notes de collaborateurs (en plus de pouvoir créer ses propres notes de frais) :

  • Vérification : contrôle administratif (TVA récupérable, qualité des justificatifs, comptes comptables, etc ...).
  • Comptabilisation : génération du fichier d'écritures comptables et/ou fichier de virement SEPA.


Lorsque vous avez une note de frais à vérifier / comptabiliser, vous recevez une notification par mail (plus d'informations sur la gestion des notifications dans l'article dédié : Comment gérer les notifications par email de N2F?).


En vous rendant dans l'application Web, vous pouvez accéder à l'onglet Vérification :


Vous retrouverez divers filtres sur la partie gauche (2) vous permettant de n'afficher que les notes de frais d'un salarié en particulier, sur une période précise, contenant certaines alertes, etc ...


En passant votre souris sur une note de frais, vous pourrez la noter comme vérifiée, la refuser ou la transférer à un autre comptable en 1 clic (3).


Contrôle / modification des données


Pour contrôler chaque dépense, vous pouvez cliquer sur la note de frais en question.


Dans chaque dépense, vous pourrez contrôler et modifier les données si nécessaires. Il sera important de vérifier les données administratives telles que :

  • La qualité du justificatif (la date de la dépense, la TVA, le montant, le nom du fournisseur et le descriptif de la dépense doivent apparaître clairement pour que le reçu soit conforme).
  • Le montant de la TVA et de la TVA récupérable (plus d'informations dans l'article dédié : Comment voir le montant de la TVA récupérable sur une dépense N2F ?).
  • La catégorie de dépense. Si besoin de la modifier, cliquer sur Actions / Changer de catégorie :

  • Le compte de charge (rattaché à la catégorie de dépense, peut être modifié si besoin).
  • Les données analytiques (client, projet, centre de coût, etc ...).
  • Les différentes alertes :

Ajout d'une dépense


Il est possible pour le comptable de créer une nouvelle dépense pour le salarié (cela peut être utile pour ajouter des frais inconnus au moment de la saisie de la dépense, comme des frais bancaires par exemple) :


Refuser une dépense parmi plusieurs


Dans le cas où vous souhaiteriez valider toutes les dépenses sauf une, vous pouvez transférer cette dépense dans une autre note de frais. Pour ce faire, allez dans le détail de la dépense puis utilisez le bouton Actions / Changer de note de frais :



Choisissez la note de frais vers laquelle transférer la dépense ou vous pouvez créer une nouvelle note de frais sur le profil du déclarant, que vous appellerez "Dépense refusée". Cette note de frais sera au statut « En cours ». Le déclarant sera informé par mail. 


La dépense disparaîtra alors de la note et vous pourrez vérifier toutes les autres dépenses, ce qui évite de bloquer une note complète seulement pour une dépense.


Relever un plafond 


Lorsqu’une dépense dépasse un plafond bloquant, elle est clairement identifiée comme étant en dépassement. Le montant remboursable, égal au plafond, apparaît sous le montant déclaré. Si vous avez la notion de « relever un plafond » cochée dans votre fiche utilisateur (droit donné par l'administrateur), vous  pouvez cliquer sur la dépense en question puis sur l’icône pour relever le plafond :



Vous pourrez ensuite indiquer le nouveau montant remboursable accordé


Comptabiliser une / des note(s) de frais


L'étape obligatoire de comptabilisation permet :


Dans tous les cas, vous devez vous rendre dans l'onglet Comptabilisation, sélectionner la ou les notes de frais à comptabiliser, puis cliquer sur "Comptabiliser les notes sélectionnées" :



Analyse de données


Votre rôle de comptable vous donne accès à l'onglet Analyse de données pour exporter les données saisies dans N2F afin de faire du reporting : plus d'informations dans la section Exports et analyses.


Retrouver une note de frais


Pour consulter les notes de vos collaborateurs, vous pouvez vous rendre dans l'onglet Recherche avancée

Vous avez aussi la possibilité de voir les notes de frais concernées par la comptabilisation depuis l'onglet Historique des comptabilisation et en cliquant sur le nombre de notes concernés


Plus d'informations en consultant l'article dédié : Comment rechercher les notes de frais d'un collaborateur ?.