Versione: Business Enterprise Advanced
Piattaforma: Web Android IOS
Ruolo: Utente Manager Contabile Amministratore
In N2F, il ruolo di contabile consente a un dipendente di verificare, contabilizzare e analizzare i dati sui rapporti dei dipendenti (oltre a poter creare le proprie note spese).
Verifica: controllo amministrativo (IVA recuperabile, qualità dei documenti giustificativi, imputazioni contabili, ecc.).
Contabilizzazione: generazione del file di registrazione contabile e/o del file di bonifico SEPA.
Quando hai una nota di spesa da verificare / inserire, ricevi una mail di notifica (maggiori informazioni sulla gestione delle notifiche nell'articolo dedicato: Come gestire le notifiche mail di N2F?).
Accedendo all'applicazione web, puoi accedere alla scheda Verifica:
Troverai vari filtri nella parte sinistra (2) che ti consentono di visualizzare solo le note spese di un determinato dipendente, su un periodo specifico, contenenti determinati avvisi, ecc...
Passando il mouse su una nota spese, puoi verificarla, rifiutarla o trasferirla a un altro contabile con 1 clic (3).
Controllo / modifica dei dati
Per controllare ogni spesa, è possibile fare clic sulla nota spese in questione.
In ogni spesa, sarai in grado di controllare e modificare i dati se necessario. Sarà importante verificare dati amministrativi quali:
- La qualità del giustificativo (la data della spesa, l'IVA, l'importo, il nome del fornitore e la descrizione della spesa devono apparire chiaramente affinché la ricevuta sia conforme).
- L'importo dell'IVA e dell'IVA recuperabile (maggiori informazioni nell'articolo dedicato: Come posso vedere l'importo dell'IVA recuperabile su una spesa N2F?).
- La categoria di spesa. Se necessario per modificarla, fare clic su Azioni / Cambiare categoria:
- Il conto contabile (collegato alla categoria di spesa, può essere modificato se necessario).
- I dati analitici (cliente, progetto, centro di costo, ecc.).
- I diversi avvisi:
Aggiungere una spesa
È possibile per un contabile di aggiungere una nuova spesa su una nota spese in verifica (questo può essere utile per aggiungere costi sconosciuti all'utente che ha creato la nota spese, come ad esempio delle spese bancarie relative a una transazione in valuta diversa dall'euro):
Rifiutare solamente una spesa
Nel caso in cui desideri convalidare tutte le spese tranne una, puoi trasferire questa spesa a un'altra nota spese. Per fare ciò, vai ai dettagli delle spese quindi utilizza il pulsante Azioni / Cambiare nota spese:
Scegli verso quale nota spese trasferire la spesa oppure puoi crea una nuova nota spese sul profilo del dichiarante, che chiamerai ad esempio "Spese rifiutate". Questa nuova nota spese sarà nello stato "In corso" e il dichiarante verrà informato tramite e-mail.
La spesa scomparirà quindi dalla nota e potrai controllare tutte le altre spese e verificare infine la nota spese (spostare una spesa serve nel caso in cui non desideri bloccare il rimborso di una nota spese solamente perchè quest'ultima contiene una spesa errata).
Aumentare il massimale
Quando una spesa supera un limite impostato, tale situazione viene chiaramente identificata e l'importo rimborsabile, pari al massimale, appare al di sotto dell'importo dichiarato. Se l'amministratore del conto aziendale ti ha dato l'autorizzazione ad aumentare un massimale, potrai cliccare sulla spesa in questione e poi sull'icona per alzare eccezionalmente il massimale sulla spesa:
Contabilizzare le note spese
La fase obbligatoria della contabilizzazione consente di:
- modificare una nota spese in stato Rimborsata.
- generare l'invio di una mail che informa il dipendente che la sua nota spese sarà rimborsata
- generare un'esportazione di registrazioni contabili (maggiori informazioni consultando l'articolo dedicato: Come generare un file di registrazione contabile da N2F?).
- generare un file di bonifico SEPA (maggiori informazioni consultando l'articolo dedicato: Come generare un file di bonifico SEPA?).
In tutti i casi, è necessario accedere alla scheda Contabilizzazione, selezionare 1 o più note spese da contabilizzare, quindi fare clic su Contabilizzare le note selezionate:
Analisi dei dati
Il tuo ruolo di contabile ti dà accesso alla scheda Analisi dei dati per esportare i dati inseriti in N2F al fine di fare reportistica (maggiori informazioni nella sezione Export e analisi.
Cercare le note spese
Per consultare le note spese dei tuoi collaboratori, puoi andare nella scheda Ricerca avanzata.
Hai anche la possibilità di rivedere le note spese contabilizzate andando nella sezione Storico delle contabilizzazioni e cliccando sul numero presente nella colonna Numero di note corrispondenti:
Per maggiori informazioni consulta l'articolo dedicato: Come trovare le note spese di un dipendente?