Version : Business Enterprise Advanced
Plateforme : Web Android IOS
Rôle : Utilisateur Manager Comptable Administrateur
La dématérialisation des notes de frais est maintenant possible et autorisée par l'administration fiscale.
Le procédé de stockage informatisé des notes de frais s'appelle "l'archivage à valeur probante".
Il vous permet, en cas de contrôle fiscal, de présenter les documents numériques intégrés dans notre solution, sans avoir besoin de produire les originaux papiers.
Est-ce vraiment accepté par l'administration fiscale ?
Tout à fait, en complément de textes de loi qui sont clairs, nous avons fait auditer notre solution par un cabinet spécialisé et nous vous le garantissons par contrat.
Informations techniques complémentaires :
- Cachet serveur RGS et horodatage pour certifier l’intégrité du justificatif
- Conservation des justificatifs au format PDF (ISO 19005-3)
- Archivage dans un DataCenter respectant les exigences fiscales
Cette option nous impose de stocker les justificatifs photos dans des formats plus lourds, dans un coffre-fort électronique, en plusieurs exemplaires, avec un horodatage qualifié par un tiers de confiance.
Comment faire pour souscrire à cette option ?
- Depuis le Web :
Paramètres - Paramètres Avancés - Abonnement et souscription - Ajouter une option
Attention :
Cette option n'est pas rétroactive, elle s'applique aux justificatifs saisis après la souscription à l'option.
L'icône avec le cadenas vert sur le justificatif vous garantit que le justificatif est bien enregistré à valeur probante.
Il faut quelques minutes après la prise de photo, pour que celle-ci soit sauvegardée. Il vous faudra donc patienter quelques instants avant de soumettre votre note de frais.