Version : Business Enterprise Advanced

Plateforme : Web Android IOS

Rôle : Utilisateur Manager Comptable Administrateur

Dans N2F, un workflow de validation permet de définir les différentes étapes par lesquelles une note de frais doit passer pour être comptabilisée et / ou remboursée.


  • L’approbation est la vision opérationnelle : est-ce que la dépense est justifiée dans le cadre de la mission du salarié ?
  • La vérification : c’est le contrôle administratif : la TVA dont TVA récupérable, les justificatifs, les comptes comptables sont-ils corrects ?

 

Dans l’écran du workflow, il est possible d'indiquer si la vérification administrative a lieu avant ou après l’approbation du manager (par défaut après). 

 

  • La comptabilisation est la phase finale qui permet de générer les écritures comptables ou de générer le fichier de virement SEPA (ou les 2) et de passer la note dans le statut "Remboursée".


Toutes les étapes du workflow peuvent être gérées directement depuis l'application : le déclarant n'a donc plus besoin d'imprimer le récapitulatif des frais ni le transmettre manuellement aux managers et équipes administratives et comptables.


Pour paramétrer les workflow de validation, vous devez vous rendre dans les Paramètres avancés de votre application Web :



Pour modifier les différentes étapes, vous devez cliquer sur le workflow en question.


Vous pouvez :


- ajouter une étape d'approbation (vers un manager N+2 ou un manager spécifique par exemple)

- supprimer les étapes d'approbation et/ou de vérification (l'étape de comptabilisation étant obligatoire)

- sélectionner l'intervenant :

  • en approbation, le manager direct est celui qui est renseigné dans la fiche de l'utilisateur, le manager N+2 est le manager direct du manager du déclarant
  • en vérification et comptabilisation, le service comptable fait référence a toute personne ayant un rôle de comptable ou d'administrateur
  • dans toutes les étapes, il est possible de sélectionner un intervenant spécifique dans la liste déroulante




Il est également possible de mettre en place des workflows conditionnels pour s'adapter parfaitement à votre circuit de validation.


Pour plus de précisions, n'hésitez pas à contacter notre support technique :


Par mail : support@n2f.com

Par téléphone : +33 (0)4 26 78 52 10