Si vous avez souscrit à l'option Archivage à valeur probante, nous conservons vos justificatifs scannés sur une durée légale de 10 ans, comme requis par l'article L123-22 du Code de commerce.
Celui-ci est très clair en la matière : "Les documents comptables et les pièces justificatives sont conservés pendant dix ans".
Pourquoi conserver ses justificatifs de notes de frais ?
Si vous êtes amené à rembourser des dépenses à vos salariés, cela doit être justifié d’une manière ou d’une autre. La comptabilité d’une entreprise est très stricte, toute dépense doit faire l’objet d’une facture.
En cas de contrôle URSSAF, vous devez être à même de présenter tous les documents qui vous seront demandés. De manière numérique ou sur papier, les contrôleurs feront un point sur votre comptabilité et veilleront à ce que chaque remboursement de note de frais soit lié à une facture. De plus, ces contrôleurs s’assureront que la dépense est bien liée à l’activité de l’entreprise.
Pourquoi de tels contrôles ?
Tout simplement parce que les notes de frais ouvrent droit à des exonérations de cotisations sociales, il est donc nécessaire de s’assurer qu’aucune fraude n’est réalisée.
D’autre part, comme toute dépense dans une entreprise, si de la TVA a été facturée, celle-ci est récupérable. Or, une fois de plus, cela doit être prouvé. Le justificatif de note de frais doit donc être conservé pour prouver la dépense, mais aussi et surtout le montant de la TVA appliquée.