1. Changer le profil d'un utilisateur
Version : Business Enterprise Advanced
Plateforme : Web Android IOS
Rôle : Utilisateur Manager Comptable Administrateur
Dans le cas où l’un de vos collaborateurs devrait changer de profil, ce changement peut être rendu impossible par la présence de notes de frais en cours. Il vous est donc possible de planifier ce changement.
Dans le cadre d'un changement de profil d'un collaborateur, il vous faut suivre ces étapes.
Pour commencer, rendez-vous dans vos Paramètres / Paramètres Avancés / Utilisateurs puis ouvrez la fiche de l’utilisateur dont vous souhaitez changer le profil.
À l’intérieur de la fiche dans le module « Informations générales », au niveau de la ligne « Profil », cliquez sur « Changer »
Puis N2F vous propose deux possibilités.
1. Vous pouvez donc tenter de changer le profil immédiatement, ce qui n’est possible que si le collaborateur n'a pas de notes de frais en cours. S’il s’agit de votre préférence, cochez cette case puis validez.
2. Dans le cas où le collaborateur a des notes de frais non encore comptabilisées vous trouverez ci-dessous la procédure à suivre pour planifier ce changement de profil :
1. Cocher "planifier le changement"
2. Choisir la date d’application du changement
3. Choisir quel profil prendra la place de celui qui s’applique actuellement à l’utilisateur.
Pour rappel, si des notes de frais sont "en cours", il est impossible de modifier le profil de l'utilisateur. Voici donc comment bloquer la création de nouvelles notes de frais :
4. Choisir la date à partir de laquelle l'utilisateur ne pourra plus créer de nouvelle note de frais.
5. Une fois tous les champs remplis, cliquez sur « Valider ».
Si vous retournez dans la fiche de l'utilisateur, vous pourrez constater qu'un changement de profil est en attente :
Et une fois le profil changé, l’utilisateur recevra cet email :
2. Changer l’entreprise d'un utilisateur
Dans le cas où l’un de vos collaborateurs devrait changer d'entité légale, ce changement peut être rendu impossible par la présence de notes de frais non comptabilisées. Il vous est donc possible de planifier ce changement.
Pour commencer, rendez-vous dans vos Paramètres / Paramètres Avancés / Utilisateurs puis ouvrez la fiche de l’utilisateur dont vous souhaitez changer l'entreprise.
À l’intérieur de la fiche dans le module « Hiérarchie et administratif », au niveau de la ligne « Entreprise », cliquez sur « Changer » :
Puis N2F vous propose deux possibilités.
1. Si toutes les notes de l'utilisateur sont comptabilisées et que vous souhaitez mettre en place le changement tout de suite, cochez cette case, renseignez la nouvelle entreprise et la nouvelle structure, puis validez.
2. Si, au contraire, l'utilisateur a des notes de frais non comptabilisées, vous allez pouvoir définir une date à partir de laquelle il ne pourra plus saisir de nouvelles notes et planifier le changement d'entreprise en suivant la procédure suivante :
1. Cocher "planifier le changement"
2. Choisir la date d’application du changement
3. Choisir quelle entreprise prendra la place de celle qui s’applique actuellement à l’utilisateur.
4. Choisir quelle structure prendra la place de celle qui s'applique actuellement à l'utilisateur.
Pour rappel, si des notes du collaborateur n’ont pas été comptabilisées, il est impossible de modifier l'entité légale de l'utilisateur. Voici donc comment bloquer la création de nouvelles notes :
1. Choisir la date à partir de laquelle l'utilisateur ne pourra plus créer de nouvelle note de frais.
2. Une fois tous les champs remplis, cliquez sur « Valider ».
Si vous retournez dans la fiche de l’utilisateur, vous pourrez constater qu’un changement d’entité est en attente :
Et une fois la société actuelle associée, le collaborateur recevra cet email :
