N2F - Expense reports

Version: Business Enterprise Advanced

Plattform: Web Android IOS

Rolle: Benutzer Manager Buchhalter Administrator

In N2F ist es möglich, bevorzugte Strecken zu speichern, um das Kilometergeld noch schneller zu erfassen. N2F bietet auch die Möglichkeit, ein Google-Maps-Modul zu verwenden, um die gefahrene Strecke auf möglichst ergonomische Weise zu erfassen.

1. Eine bevorzugte Strecke erstellen

Um eine neue bevorzugte Strecke zu erstellen, melden Sie sich bei Ihrem Konto in der Webversion von N2F an. Sie finden die Option unter Einstellungen (1) - Persönliche Einstellungen (2) - Bevorzugte Strecke (3) - Neue Strecke (4).

a) Manuelle Erfassung

Sobald Sie sich auf dem Bildschirm zum Erstellen einer neuen bevorzugten Strecke befinden, können Sie die vier Pflichtfelder ausfüllen:

• Name: Der Name der Strecke, z.B. „Wohnort-Arbeitsstätte“.
• Start und Ende: Die genauen Adressen des Start- und des Zielpunktes.
• Entfernung: Entfernung in Kilometern (oder Meilen, je nach Ihren Kontoeinstellungen), die automatisch eingegeben wird, wenn Sie diese Strecke während der Kilometergelderfassung auswählen.

Am Ende klicken Sie auf „Speichern“, um die bevorzugte Strecke zu hinterlegen.

b) Automatische Erfassung über das Google Maps-Modul

Das Ausfüllen über das Google Maps-Modul ist noch schneller und bietet mehrere Optionen, die im Folgenden näher erläutert werden:

1: Start- und Zieladressen.

2: Fügen Sie der Route einen Zwischenhalt hinzu.

3: Aktivieren der Option Hin- und Rückreise, wodurch die Anzahl der Kilometer verdoppelt wird und eine Hin- und Rückreise in einer Ausgabe statt in zwei Ausgaben erfasst werden kann.

4: Möglichkeit, zwischen verschiedenen Streckenoptionen zu wählen, wenn Google Maps mehrere Strecken vorschlägt, wodurch die zurückgelegte Entfernung automatisch aktualisiert wird.

Nachdem Sie diese Informationen eingegeben haben, können Sie auf „Speichern“ klicken. Sie befinden sich dann wieder auf dem Bildschirm zum Erstellen einer bevorzugten Strecke. Geben Sie dann den Namen der Strecke ein, bestätigen Sie und schon sind Sie fertig!

ACHTUNG: Es kann sein, dass Ihre Kontoeinstellungen die Verwendung des Google Maps-Moduls erzwingen, um die Überprüfung von Entfernungen zu erleichtern. In diesem Fall kann eine manuell eingegebene bevorzugte Strecke nicht in einer Ausgabe verwendet werden. Erkundigen Sie sich bei Ihrem N2F-Administrator nach weiteren Informationen zu diesem Thema.

1: Favorisierte Strecken, die mithilfe des Google Maps-Moduls eingegeben wurden, haben links neben ihrem Namen ein Kartensymbol.

2: Über das Trichtersymbol können Sie nach einer bevorzugten Strecke unter den von Ihnen bereits erstellten Favoriten suchen.

2. Eine bevorzugte Strecke verwenden

Um eine bevorzugte Strecke zu verwenden, gehen Sie in eine Ausgabe vom Typ "Entfernung" (Kategorie Kilometerpauschale in der N2F-Standardkonfiguration), klicken auf die Schaltfläche „Bevorzugte Strecken“ und wählen die gewünschte Strecke aus:

Es ist auch möglich, bei der Eingabe der Ausgabe eine neue Favoriten-Fahrt zu erstellen, indem Sie auf die Schaltfläche „Neue Strecke“ klicken. Daraufhin öffnet sich das folgende Fenster:

3. Das Google Maps-Modul für eine einzelne Strecke verwenden

In Ausgaben vom Typ Entfernung befindet sich das Google Maps-Modul an der üblichen Stelle, an der sich bei anderen Reisekostenkategorien die Belegfotos befinden. Sie können darauf klicken und eine einzelne Strecke eingeben, wodurch die Entfernung direkt berechnet wird und die Streckenkarte als Beleg in der Ausgabe fungiert.

Vom Smartphone aus eine bevorzugte Strecke erstellen:

1. Aus dem Menü:

Um eine neuen bevorzugte Strecke in der N2F-App zu erstellen, öffnen Sie das Menü auf der linken Seite des Bildschirms und tippen auf „Bevorzugte Strecken“ . Sie können dann Ihre bereits vorhandenen Lieblingsfahrten einsehen, verwalten und neue erstellen, indem Sie auf das grüne „+“ Sympbol drücken.

Die Vorgehensweise ist dann die gleiche wie in der Webversion.

2. Aus einer Ausgabe der Kategorie „Kilometerpauschale“ :

Um eine bevorzugte Strecke in der N2F-App aus zu erstellen, gehen Sie in eine Ausgabe vom Typ „Kilometerpauschale“ und klicken auf das Wegweiser-Symbol:

Wählen Sie dann, ob Sie die bevorzugte Strecke manuell (1) oder über das Google Maps-Modul (2) erstellen möchten:

Sie können diese neue Lieblingsstrecke nun für Ihre Ausgaben verwenden.

Bei Fragen wenden Sie sich bitte an unseren Support:

Per E-Mail: support@n2f.com

Telefonisch: 00 49 (0)30 8009 3940

 (Mo - Fr von 8:30 - 12:00 | 13:30 - 17:30)