Version : Business Enterprise Advanced
Plateforme : Web Android IOS
Rôle : Utilisateur Manager Comptable Administrateur
Lorsqu'un salarié quitte l'entreprise et que vous souhaitez supprimer son compte (pour utiliser la licence pour son remplaçant par exemple), il faut s'assurer d'avoir respecté certaines étapes.
1. Vérifier que les notes de frais de la personne qui s'en va soient bien comptabilisées
Depuis le web et l'onglet "Recherche avancée", faites le point sur les notes de frais de l'utilisateur.
Attention : si votre utilisateur possède un rôle Manager ou Comptable, il est nécessaire qu'il ait bien validé l'intégralité des notes de frais en attente d'une action de sa part.
2. Lorsque toutes ses notes de frais sont comptabilisées, vous pouvez supprimer son compte
Paramètres - Paramètres avancés - Utilisateurs - Supprimer
3. Une fois le compte du collaborateur sortant supprimé, vous pourrez créer un compte pour son remplaçant si besoin
Paramètres - Paramètres avancés - Utilisateurs - Nouvel utilisateur
À noter : Il est important de procéder à la suppression du collaborateur sortant puis à la création du nouvel arrivant. Vous ne devez en aucun cas modifier la fiche d'un utilisateur existant au profit d'un autre déclarant.
4. Retrouver l'historique d'un salarié supprimé
Le fait de supprimer un utilisateur ne supprime pas son historique dans N2F.
Vous pouvez retrouver les notes de frais du salarié supprimé depuis la Recherche avancée de votre interface Web en sélectionnant son nom dans le filtre "Afficher les notes affectées aux salariés", en sélectionnant "Personnaliser" :
Vous pouvez visualiser l'ensemble de ses notes et extraire toutes ses données (dont les justificatifs / Pdf).
Pour plus de détails et pour toute question complémentaire, contactez notre support aux coordonnées suivantes :
04 26 78 52 10