Version : Business Enterprise Advanced
Anwendungs Umgebung : Web Android IOS
Rolle: Benutzer Manager Buchhalter Administrator
Als Administrator ihres N2F-Kontos sind Sie dafür verantwortlich, die Konten der neuen Mitarbeiter einzurichten. Um Unachtsamkeiten und Fehler bei der Einrichtung zu vermeiden, finden Sie nachstehend eine kurze Checkliste mit Maßnahmen, die beim Onboarding neuer Benutzer durchgeführt werden sollten.
1) Vermeiden eines individuellen Testkontos für den Benutzer: Informieren Sie den Mitarbeiter
Wenn der neue Benutzer darüber informiert wird, dass er N2F für die Angabe seiner Reisekosten verwenden wird, muss er ebenso darauf hingewiesen werden, dass er auf den Aktivierungslink warten muss. Dieser Link wird ihm automatisch zugeschickt, sobald dessen Profil auf Ihrem N2F Account erstellt wurde.
Es gilt hierbei zu vermeiden, dass ein neuer Mitarbeiter sich bereits vorab mit dessen Mailadresse online anmeldet, um das Tool vorab zu testen. Da eine E-Mail-Adresse nur mit einem Konto verknüpft werden kann, blockiert dies später die Erstellung des Profils in Ihrem Account.
Wenn der Benutzer bereits ein Test-Konto erstellt hat, muss er dieses löschen, um die Mailadresse „freizugeben“ und Ihnen die Erstellung des offiziellen Profils zu ermöglichen. (Achten Sie vor dem Löschen darauf, dass der Benutzer alle Belege, die er im Test-Account hinterlegt hat, noch mit sich führt.)
Wichtiger Hinweis: Das Löschen eines Test-Accounts muss vom Benutzer selbst durchgeführt werden.
FAQ-Artikel, der Sie interessieren könnte: Ich kann keinen Benutzer erstellen.
2) Vermeiden Sie das Sperren der E-Mail-Adresse: Verwenden Sie eine aktive und gültige E-Mail-Adresse für den neuen Benutzer
Das Benutzerkonto muss unbedingt NACH der Aktivierung des E-Mail-Postfachs des neuen Mitarbeiters erstellt werden. Dabei wird automatisch eine E-Mail generiert, die einen Aktivierungslink enthält. Dieser muss vom neuen Mitarbeiter bestätigt werden.
Wenn die Mailbox nicht zuvor aktiviert wurde, kommt diese Mail als Fehler in unser System zurück und der Mitarbeiter erhält keinen Aktivierungslink. Dies benötigt eine Intervention durch unseren Kunden-Support.
Im Falle einer übermäßigen Inanspruchnahme dieser Anfragen, behalten wir uns das Recht vor, den Service in Rechnung zu stellen.
3) Überprüfen Sie die Anzahl der Lizenzen: Passen Sie Ihr Abonnement an
Des weiteren empfehlen wir Ihnen zu überprüfen, ob Sie in Ihrem N2F Account zusätzliche Lizenzen hinzufügen müssen, um neue Benutzer anlegen zu können.
Falls nötig können Sie die Anzahl der Lizenzen direkt über Ihre Einstellungen > Erweiterte Einstellungen > Abonnement / Subskription erhöhen:
Wenn Sie weitere Informationen über die Preisgestaltung für zusätzliche Lizenzen wünschen, wenden Sie sich bitte direkt an unseren Kunden-Support.
FAQ-Artikel, der Sie interessieren könnten: Wie füge ich in N2F einen neuen Benutzer hinzu?
4) Benutzer anlegen: Füllen Sie alle erforderlichen Felder aus
Das Hinzufügen eines Benutzers kann manuell oder per Massenimport über Einstellungen > Erweiterte Einstellungen > Benutzer erfolgen:
Bei einem Massenimport müssen Sie sich an die Vorlage halten, direkt über den Menüpunkt "Importieren" verfügbar, und dabei keine Änderungen im Import-Dokument vornehmen.
5) Die SSO/SAML-Authentifizierung: Informieren Sie den Benutzer über die Vorgehensweise
SSO ist eine Methode zur einmaligen Authentifizierung bei einer Vielzahl von sicheren Anwendungen und Webdiensten, zumeist innerhalb eines Unternehmens. Ziel ist es, den Benutzern die Verwaltung von Passwörtern und persönlichen Daten zu erleichtern.
Wenn Sie sich für diese Authentifizierungsmethode entschieden haben, empfehlen wir Ihnen, den neuen Mitarbeiter über die Funktionsweise zu informieren.
Zur Erinnerung - für eine erste Anmeldung auf dem Handy müssen die nachstehenden Schritte befolgt werden:
- Anmelden über den Web Browser auf dem Arbeitslaptop anmelden
- Klicken auf „Mobile Geräte“
- Klicken auf „Gerät hinzufügen“
- QR-Code aus der Mobile App N2F - Spesenabrechnung fotografieren
6) FAQ für neue Benutzer: Geben Sie Informationsmaterial weiter
Wir empfehlen allen neuen Mitarbeitern, einen Blick auf unsere FAQs zu werfen, welche zahlreiche Artikel enthalten und mögliche Fragen beantworten können.
Artikel, die Sie interessieren könnten :
Für weitere Details und bei zusätzlichen Fragen stehen wir Ihnen gerne
über unseren Kunden-Support zur Verfügung: