Version : Business Enterprise Advanced
Plateforme : Web Android IOS
Rôle : Utilisateur Manager Comptable Administrateur
En tant qu’administrateur du compte N2F, vous aurez certainement la responsabilité de créer les comptes des nouveaux arrivants. Afin d’éviter tout impairs et de générer des erreurs de paramétrage, vous trouverez ci-dessous une petite check-list des actions à réaliser lors de l’onboarding de nouveaux déclarants.
1) Éviter la création d’un compte de test indépendant : Informer le collaborateur
Lorsque l'utilisateur est informé qu'il sera amené à utiliser N2F pour déclarer ses frais, il est nécessaire de lui préciser qu'il doit attendre le lien d'activation. Ce lien lui sera envoyé une fois que son espace sera créé de votre côté.
En effet, il arrive que les nouveaux arrivants s'inscrivent sur notre application pour tester l'outil en amont. Une adresse mail ne pouvant être rattachée qu’à un seul compte, cela bloque par la suite la création de leur espace depuis votre base entreprise.
Si l'utilisateur a déjà créé son compte, il devra procéder à la suppression de ce dernier pour « libérer » l’adresse mail et vous permettre la création. Pour ce faire, vous trouverez ci-dessous la procédure à suivre (avant la suppression, veillez à ce que l'utilisateur ait bien conservé les justificatifs qu'il aurait pu saisir) :
Important : La manipulation de suppression est à réaliser par le créateur du compte de test.
Article FAQ susceptible de vous intéresser : Je n'arrive pas à créer un utilisateur
2) Éviter le blocage de l'adresse mail : utiliser une adresse mail active et valide
Le compte de l'utilisateur doit impérativement être créé APRÈS l’activation de la boite mail du nouvel arrivant. En effet, lorsqu’un nouvel utilisateur est paramétré, un mail est automatiquement généré, invitant le collaborateur à cliquer sur un lien pour activer son compte.
Si la boite mail n’a pas été activée au préalable, ce mail revient en erreur dans notre système et le salarié ne reçoit pas l’invitation. Une action du support technique est donc nécessaire en base.
En cas de sollicitation excessive pour cette typologie de demande, nos services se réservent le droit de procéder à une facturation de ce service.
3) Vérifier le nombre de licences : ajuster votre abonnement
Une fois ces deux notions éclaircies, je vous recommande de vérifier s’il vous est nécessaire d’ajouter des licences supplémentaires sur votre compte pour créer ce nouvel utilisateur.
En cas de besoin, vous aurez la possibilité d’augmenter votre nombre de licences directement depuis vos paramètres > paramètres avancés > abonnement / souscription :
Si vous souhaitez plus d’information sur la tarification / facturation de licence supplémentaire, je vous invite à contacter directement notre support.
Article FAQ susceptibles de vous intéresser : Comment ajouter un nouvel utilisateur dans N2F?
4) La création de l’utilisateur : compléter tous les champs nécessaires
L’ajout d’utilisateur peut être fait manuellement ou par import en masse selon votre besoin depuis vos paramètres > paramètres avancés > utilisateurs.
Dans le cas d’un import en masse, il vous faudra respecter le Template mis à votre disposition directement dans l’onglet d’import sans y apporter de modification.
Les étapes de création sont disponibles dans l’article FAQ dédié à cette thématique : Comment ajouter un nouvel utilisateur dans N2F?
5) Le choix de l’authentification en SSO/SAML : informer l'utilisateur de la procédure à suivre
Le SSO est une méthode d’authentification unique vers une multitude d’applications et de services web sécurisés. L’objectif est de simplifier la vie des utilisateurs dans leur gestion des mots de passe et de leurs données personnelles.
Si vous avez fait le choix de cette méthode d’authentification, nous vous conseillons d’informer le nouvel arrivant sur le fonctionnement de cette authentification.
Pour rappel, pour une première connexion sur mobile, il est nécessaire de procéder par étape :
- Se connecter depuis le web sur l’ordinateur professionnel
- Se rendre dans « Appareils mobiles »
- Cliquer sur « ajouter un appareil »
- Flasher le QR-Code depuis l'application mobile N2F - Note de frais
6) La FAQ à destination des nouveaux déclarants : transmettre les supports aux utilisateurs
J’invite l’ensemble de vos collaborateurs à consulter notre FAQ qui recense de nombreux articles et qui pourraient répondre à leurs éventuels questionnements.
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Pour plus de détails et pour toute question complémentaire,
contactez notre support aux coordonnées suivantes :
04 26 78 52 10