Versione: Business Enterprise Advanced

Piattaforma: Web Android IOS

Ruolo: Utente Manager Contabile Amministratore



Come amministratore dell'account N2F, avrai sicuramente la responsabilità di creare gli account per i nuovi dipendenti. Per evitare errori e configurazioni errate, di seguito troverai una piccola checklist delle azioni da compiere durante l'onboarding dei nuovi dichiaranti.


1) Evitare la creazione di un account di test indipendente: Informare il collaboratore


Quando l'utente viene informato che utilizzerà N2F per dichiarare le proprie spese, è necessario comunicargli di aspettare il link di attivazione. Questo link gli verrà inviato una volta che il suo spazio sarà stato creato dal tuo lato.


Infatti, capita che i nuovi dipendenti si iscrivano alla nostra applicazione per testare il software in anticipo. Poiché un indirizzo email può essere associato solo a un singolo account, verrà bloccata successivamente la creazione del loro spazio dall'ambite aziendale.


Se l'utente ha già creato il suo account, dovrà procedere alla sua eliminazione per "liberare" l'indirizzo email per consentire la creazione da parte tua. Di seguito troverai la procedura da seguire (prima di eliminare l'account, bisogna assicurarsi che l'utente abbia conservato i documenti che potrebbe aver inserito):


Importante: la procedura di eliminazione deve essere eseguita dal creatore dell'account di test.


Articolo della nostra pagina DOMANDE FREQUENTI correlato: Non riesco a creare un utente



2) Evitare il blocco dell'indirizzo email: utilizzare un indirizzo email attivo e valido


L'account dell'utente deve essere creato DOPO l'attivazione della casella di posta elettronica del nuovo dipendente. Infatti, quando un nuovo utente viene configurato, una email che invita il collaboratore a fare clic su un link per attivare il suo account è generata automaticamente.


Se la casella di posta elettronica non è stata attivata in precedenza, questa email torna come errore nel nostro sistema e il dipendente non riceve l'invito. È quindi necessaria un'azione del supporto tecnico.


In caso di eccessiva richiesta per questo tipo di richiesta, ci riserviamo il diritto di fatturare questo servizio.



3) Verificare il numero di utenze: aggiornare l'abbonamento


Una volta chiariti questi due soggetti, consigliamo di verificare se è necessario aggiungere ulteriori utenze all'account per creare questo nuovo utente.

Se necessario, avrai la possibilità di aumentare il numero di utenze direttamente dalle impostazioni > impostazioni avanzate > abbonamento / sottoscrizione:


Se desideri ulteriori informazioni sulle tariffe / fatturazione delle licenze aggiuntive, ti invitiamo a contattare direttamente il nostro supporto.


Articolo della nostra pagina DOMANDE FREQUENTI correlato: Come aggiungere un nuovo utente in N2F?



4) Creazione dell'utente: compilare tutti i campi necessari


L'aggiunta dell'utente può essere fatta manualmente o tramite importazione in blocco, a seconda delle tue esigenze, dalle impostazioni > impostazioni avanzate > utenti.


Nel caso di un'importazione in blocco, dovrai rispettare il template messo a tua disposizione direttamente nella scheda di importazione senza apportare modifiche.



5) Scelta dell'autenticazione SSO/SAML: informare l'utente sulla procedura da seguire


Il SSO è un metodo di autenticazione unica per una moltitudine di applicazioni e servizi web sicuri. L'obiettivo è semplificare il quotidiano degli utenti nella gestione delle password e dei loro dati personali.


Se viene scelto questo metodo di autenticazione, ti consigliamo di informare il nuovo dipendente sul funzionamento di questa autenticazione.


Come promemoria, per una prima connessione su mobile, è necessario seguire questi passaggi:

  • Accedi dal web sul computer aziendale
  • Vai nella scheda "Dispositivi mobili"
  • Clicca su "Associare un dispositivo"
  • Scansiona il codice QR dall'applicazione mobile N2F - Note spese



6) La pagina DOMANDE FREQUENTI per i nuovi dichiaranti: trasmettere i materiali agli utenti


Invitiamo tutti i collaboratori a consultare la nostra pagina DOMANDE FREQUENTI che contiene vari articoli che potrebbero rispondere alle loro eventuali domande.


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Per ulteriori informazioni, non esitare a contattarci al numero +39 02 8731 7848  

oppure 

ad inviarci una mail a support@n2f.com.